PERENCANAAN (PLANNING)

PERENCANAAN (PLANNING)

A.    Definisi Perencanaan Menurut Para Ahli

1.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif yang ada.

2.      G. R. Terry

Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

3.      Louis A. Allen

Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4.      Billy E. Goetz

Perencanaan adalah pekerjaan mental untuk memilih saran, kebijakan, prosedur, dan program yang diperlukan untuk mencapai apa yang diinginkan pada masa yang akan datang.

5.      Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan

Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur, yaitu: tujuan dan pedoman.

B.     Asas-Asas Perencanaan

1. Principle of contribution to objective

Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditujukan kepada pencapaian tujuan.

2. Principle of efficiency of planning

Suatu perencanaan efisien, jika perencanaan itu dalam pelaksanannya dapat mencapai dengan biaya sekecil-kecilnya.

3. Principle of primacy of planning (asas pengutamaan perencanaan)

Perencanaan adalah keperluan utama para pemimpin dan fungsi-fungsi lainnya, organizing, staffing, directing, dan controlling.

Seseorang tidak akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lainnya, tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalam mwnjalankan kebijaksanaan.

4. Principle of pervasiveness of planning (asas pemerataan perencanaan)

Asas pemerataan perencanaan memegang peranan penting mengingat pemimpin pada tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana itu.

5. Principle of planning premise (asas patokan perencanaan)

Patokan-patokan perencanaan sangat berguna bagi ramalan, sebab premis-premis perencanaan dapat menunjukkan kejadian-kejadian yang akan datang.

6. Principle of policy frame work (asas kebijaksanaan pola kerja)

Kebijaksanaan ini mewujudkan pola kerja, prosedur-prosedur kerja, dan program-program kerja tersusun.

7. Principle of timing (asas waktu)

Adalah perencanaan waktu yang relatif singkat dan tepat.

8. Principle of planning communication (prinsip tata hubungan perencanaan)

Perencanaan dapat disusun dan dikoordinasikan dengan baik, jika setiap orang bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memperoleh penjelasan yang memadai mengenai bidang yang dilaksanakannya.

9. Principle of alternative (asas alternatif)

Altenatif ada pada setiap rangkaian kerja dan perencanaan meliputi pemilihan rangkaian alternatif dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

10. Principle of limiting factor (asas pembatasan faktor)

Dalam pemilihan alternatif-alternatif, pertama-tama harus ditujukan pada faktor-faktor yang strategis dan dapat membantu pemecahan masalah.Asas alternatif dan pembatasan factor merupakan syarat mutlak dalam penetapan keputusan.

11. The commitment principle

Perencanaan harus memperhitungkan jangka waktu keterkaitan yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

12. The principle of flexibility (asas fleksibilitas)

Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan.

13. The principle of navigation change (asas ketetapan arah)

Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanannya untuk mempertahankan tujuan.

14. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis)

Dalam kondisi terteentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan efektif.

C.     Ciri-Ciri Rencana yang Baik

Rencana dapat dikatakan baik apabila memenuhi sepuluh ciri yang akan dibahas berikut ini.

1.      Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Artinya bahwa penyusunan suatu rencana tidak boleh dipandang sebagai suatu tujuan, melainkan sebagai cara yang sifatnya sistematik untuk mencapai tujuan.

2.      Rencana sungguh-sungguh memahami hakikat tujuan yang ingin dicapai.

3.      Pemenuhan persyaratan keahlian teknis. Penyusunan suatu rencana untuk kemudian disahkan oleh manajer seyogianya diserahkan kepada orang yang betul-betul memenuhi persyaratan keahlian teknis menyusun rencana.

4.      Rencana harus disertai oleh suatu rincian yang cermat. Artinya, penjabaran rencana harus menyangkut semua segi kehidupan organisasi.

5.      Keterkaitan rencana dengan pelaksanaan.

6.      Kesederhanaan. Idealnya sebuah rencana harus sederhana sehingga dapat dipahami oleh orang lain, terutama para pelaksana dan memperoleh pengertian yang sama dengan yang dimaksudkan oleh para perencana.

7.      Fleksibilitas. Berarti sebuah rencana itu memperhitungkan apa yang mungkin dilaksanakan, tergantung pada keadaan nyata yang dihadapi.

8.      Rencana memberikan tempat pada pengambilan resiko.

9.      Rencana yang pragmatik. Yaitu suatu rencana yang mempunyai sebuah idealisme yang baik dengan dipadukan dengan faktor-faktor eksternal lainnya.

10.  Rencana sebagai instrumen peramalan dimasa depan.

D.   Jenis-Jenis Perencanaan

1.      Jenis perencanaan menurut penggunaanya:

a.    Single use planning, yaitu perencanaan untuk sekali pakai. Jika pelaksanaanya telah  selesai, perencanaan tersebut tidak akan digunakan kembali.

b.   Repeats planning, yaitu perencanaan yang dipergunakan untuk keperluan yang berulang-ulang.

2.      Jenis perencanaan menurut prosesnya:

a.  Policy planning (merupakan kebijakan), yaitu suatu  perencanaan yang berisi kebiksanaannya saja tanpa dilengkapi oleh teknis pelaksanaannya secara sistematis.

b.  Program planning, yaitu perencanaan yang merupakan penjelasan dan princian dari policy planning. Program planning dibuat oleh badan-badan khusus yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan policy planning.

3.      Jenis perencanan menurut jangka waktunya:

a.    Long range planning (LRP), yaitu suatu perencanaan jangka panjang yang membutuhkan  waktu yang agak lama dalam pelaksanannnya.

b.    Intermediate planning (perencanaan jangka menengah), yaitu perencanaan yang dalam pelaksanaanya membutuhkan waktu yang lama. Biasanya dalam jangka waktu lima tahun.

c.     Short range planning (SRP) atau perencanaan jangka pendek, yaitu perencanaan yang dipersiapkan dengan tergesa-gesa dan mendadak karena dianggap penting dan waktu yang tersedia sangat sempit. Biasanya, pelaksanaannnya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.

4.      Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanannya.

a.       Rural planning, yaitu perencanaan pedesaan.

b.      City planning, yaitu perencanaan untuk suatu kota.

c.       Regional planning, yaitu perencanaan tingkat daerah kabupaten ataupun kota.

d.      National planning, yaitu suatu perencanaan tingkat nasional yang mencakup segenap wilayah negara.

5.      Jenis perencanaan menurut materinya:                  

a.       Personal planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah kepegawaian

b.      Financial planning, yaitu suatu perencanaan mengenai masalah-masalah keuangan ataupun permodalan.

c.       Industrial planning, yaitu perencanaan yang menyangkut kegiatan industri yang direncanakan sedemikian rupa agar terhindar dari hambatan dan rintangan dalam pencapaian tujuan.

d.      Educational planning, yaitu suatu perencanaan dalam kegiatan pendidikan.

E.     Sifat-Sifat Perencanaan

Perencanaan harus bersifat seperti berikut:

1.   Faktual, yaitu suatu perencanaan harus didasarkan pada hasil temuan di lapangan. Fakta-fakta yang telah dikumpulkan dan dijadikan data serta diolah secara rasional, apabila perlu dikaji secara iilmiah.

2.   Rasional, dimana sebuah perencanaan itu harus masuk akal dan bukan merupakan angan-angan.

3.   Fleksibel, yakni perencanaan itu tidak boleh kaku. Tetapi mengikuti perkembangan zaman dan perubahan situasi dan kondisi sehingga pelaksanaannya tidak terjebak dalam suatu keadaanyang statis.

4.   Berkesinambungan, dimana sebuah perencanaan dibuat secara kontinu. Artinya, sebuah perencanaan berkelanjutan mengikuti kebutuhan organisasi dan tidak dibatasi oleh absolutisme ruang dan waktu.

5.   Dialektis, dimana sebuah perencanaan itu harus memikirkan penungkatan dan perbaikan-perbaikan untuk kesempurnaan dimasa yang akan datang.

                                                                                                  

F.      Langkah Pembuatan Perencanaan

Ada empat langkah perencanaan yang dapat disesuaikan dengan semua aktivitas perencanaan pada seluruh tingkat organisasi.

Langkah 1: Tetapkan sasaran atau perangkat tujuan. Perencanaan diawali dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh sebuah organisasi atau sub-unit. Penentuan ptioritas dan tujuan secara tegas memungkinkan organisasi dapat memusatkan sumber daya secara lebih efektif.

Langkah 2: Tentukan situasi sekarang. Saat seorang manajer telah menganalisis keadaan terakhir, rencana dapat disusun untuk membuat peta kemajuan selanjutnya. Jalur komunikasi yang terbuka didalam organisasi dan antar sub-unitnya akan memberikan informasi -terutama data keuangan dan data statistik-  yang diperlukan untuk langkah selanjutnya.

Langkah 3: Identifikasi pendukung dan penghambat tujuan. Mengantisipasi situasi, masalah, dan peluang di masa yang akan datang adalah bagian penting dari perencanaan.

Langkah 4: Kembangkan rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan. Langkah akhir dalam proses perencanaan adalah pengembangan berbagai alternatif cara bertindak untuk mencapai tujuan yang diinginkan, mengevaluasi alternatif-alternatif tersebut dan memilih alternatif yang paling sesuai untuk mencapai tujuan. Ini merupakan suatu langkah untuk mengambil keputusan mengenai tindakan di masa depan dan paling relevan dengan pedoman pengambilan keputusan yang efektif.

Keempat langkah terakhir ini tidak diperlukan, jika manajer, telah menelaah kecenderungan yang terakhir yakni memperkirakan bahwa rencana yang sedang dilaksanakan telah menjamin tercapainya tujuan organisasi.Dalam keadaan seperti ini, biasanya manajer telah memperhatikan (mengendalikan) dengan cermat kemajuan yang telah lama.

G. Hambatan Dalam Perencanaan

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang 
5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
6. Biaya
7. Takut gagal
8. Kurang percaya diri

H. Cara Mengatasi Hambatan

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu "track record" yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana, serta menjadikan rencana baru tersebut diterima. 
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota organisasi dan memerkecil gangguan yang tidak perlu.

I. FUNGSI PERENCANAAN

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa paling tidak ada empat fungsi dari perencanaan, yaitu:

1.    Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Perusahaan yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan karena bagian-bagian dari organisasi bekerja secara sendiri-sendiri tanpa ada koordina yang jelas dan terarah. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.

2.    Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan sering kali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula malah di luar perkiraan kita, sehingga menimbul ketidakpastian bagi perusahaan. Ketidakpastian inilah yang coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang diantipasi jauh-jauh hari.

3.    Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maka jumlah sumber daya yang diperlukan, dengan cara bagaimana penggunaannya, dan untuk penggunaan apa saja dengan lebih baik dipersiapkan sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efisiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

4.    Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen.Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut.Dalam pengawasan, perushaan membandingkan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, membandingkan antara standar yang ingin dicapai dengan realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja perusahaan.Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan

J. Alasan perencanaan

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

1. Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2. Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

K. manfaat perencanaan adalah :

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan
2. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
3. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
4. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
5. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
6. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
7. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
8. Menghemat waktu, usaha, dan dana

L. KELEBIHAN PERENCANAAN

1.   Dengan perencanaan tujuan menjadi jelas,objektif,dan rasional

2.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas terarah,teratur,dan ekonomis

3.      Perencanaan akan meningkatkan daya guna dan hasil guna semua yang dimiliki

4.      Perencanaan menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat

5.      Perencanaan dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan

6.      Perencanaan dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan

7.      Perencanaan memberikan landasan untuk pengendalian

8.      Peremcanaan merancang prestasi kerja

9.      Perencanaan memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap

10.  Perencanaan dapat mengetahui tingkat keberhasilan karyawan

M. kelemahan perencanaan adalah :

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5. Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang tidak konsisten

N. Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya.Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan saling tergantung dan berinteraksi.

Pengoranisasian (organizing) adalah perencanaan untuk menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing) adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling) adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat.Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

O. Unsur Perencanaan
1.  Tindakan apa yang harus dikerjakan
2. Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan
3. Dimana tindakan tersebut dilakukan
4. Kapan tindakan tersebut dilakukan
5. Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut
6. Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

P. Macam-Macam Perencanaan

Macam-macam perencanaan dalam pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :

1.      Perencanaan organisasi

Perencanaan ini terdiri dari:

a.       Perencanaan strategis

     Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.

b.      Perencanaan taktis

      Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata

c.       Perencanaan operasional

      Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.

Perencanaan operasional dibagi menjadi 2 yaitu :

1)     Rencana sekali paka: dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan yang mungkin tidak berulang di masa mendatang

Program : rencana sekali pakai untuk seragkaian aktivitas yang besar

Proyek : rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih tidak kompleks dibandingkan dengan program

2)   Rencana tetap : dikembangkan untuk aktivitas yang berulang secara teratur selama suatu periode waktu tertentu

Kebijakan : rencana tetap yang merinci respons umum organisasi terhadap suatu masalah atau situasi tertentu

Prosedur operasi standar: rencana tetap yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi tertentu

Aturan dan peraturan : rencana tetap yang mendeskripsikan dengan tepat bagaimana aktivitas tertentu dilaksanakan

2. Perencanaan kontinjensi

Jenis perencanaan lain yang juga penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak terduga tergganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.

Q. Kerangka Waktu Perencanaan

1. Rencana Jangka Panjang

Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan beberapa dekade.

2. Rencana jangka Menengah

Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.

3. Rencana jangka Pendek

Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang.Rencana jangka pendek (short-range plan) sangat mempengaruhi aktivitas seharihari manajer.Terdapat dua jenis rencana jangka pendek.Rencana tindakan (action plan) merealisasikan semua jenis rencana.Ketika sebuah pabrik Nissan siap untuk mengganti teknologinya, manajernya memusatkan perhatian mereka pada penggantian peralatan yang ada dengan peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi.Dalam banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dalam beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa minggu.Dengan demikian, suatu rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu.Sebaliknya rencana reaksi (reaction plan) adalah rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan dapat bereaksi terhadapa situasi yang tak terduga.Di salah satu pabrik Nissan, peralatan baru tiba lebih awal dari yang diharapkan dan manajer pabrik harus menutup produksi lebih cepat dari yang mereka perkirakan. Oleh karena itu, manajer tersebut harus bereaksi terhadap kejadian yang berada di luar kendali mereka dalam cara yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.